英語の電話応対では、対面して話す英会話のような、相手の表情・身振り手振りはなく、こちらも「話す」ことのみでコミュニケーションを図らなければなりません。
ハッキリと話し、相手の話をきちんと理解することがとても重要です。そこで、電話応対ならではの英会話のフレーズや、正確にコミュニケーションするためのポイントなどを、例文に添ってご紹介します。基本をマスターしておくことで、慌てずに落ち着いて、マナーよいビジネス英語を使った、電話対応が出来るようになります。
 

 

例文1（電話のかけ方）

 
Hi, this is ___ ___. （こんにちは、＿＿ ___と申します。）
電話で自分の名前（会社名）を述べるときは、my name is ではなく、”this is”を使います。
 

例文2（電話のかけ方）

 
I’m calling for ~. / I’m calling about ~. / I’m calling regarding ~.
（～の件でお電話した次第です。）
先ずは、どういった要件で電話をしたのか明確に伝えましょう。
 

例文3（電話のかけ方）

 
May I speak to Mr./Ms. ___? / Mr./Ms. ___ please.　/ Is Mr./Ms. ___ available (now)?
（＿＿様をお願いします。／　＿＿様はご在席でしょうか？　／　＿＿様はお手すきでしょうか？）
代表電話などの場合は、特定の相手の名前を伝え取り次ぎをお願いします。
そして、相手が電話に出たら、例文1と2をもう一度述べて、誰から何の要件での電話であるのかを明瞭にしましょう。
 

例文4（電話の受け方）

 
Hello, this is ___. Thank you for calling. How are you doing sir/ma’am?
（こんにちは、＿＿です。お電話ありがとうございます。お元気ですか？・如何お過ごしですか？）
一般的に使える、電話を受けた際のはじめのフレーズです。
 

例文5（話し相手を確認）

 
May I ask who’s calling?
（どちら様でしょうか？）
予期していない相手などからの電話で、きちんと相手を確認するためのフレーズです。
 

例文6（電話の取り次ぎ）

 
Hold on please. I will transfer you to ___.
（少々、お待ちください。ただいま＿＿に（電話を）おつなぎします。）
I’m sorry. He/She is in a meeting right now. May I take a message?
（申し訳ございません。只今、＿＿は会議中でございます。何か伝言はございますか？）
 

例文7（電話の締めくくり）

 
Thank you for calling. （お電話ありがとうございました。）
It was nice talking with you. Thank you very much. Have a nice day.
（お話できて良かったです。ありがとうございました。失礼します。）
I look forward to seeing you soon. Thank you, have a nice day.
（お会いできることを楽しみにしております。ありがとうございました。それでは失礼します。）
 

例文8（ゆっくり話してもらう）

 
Could you speak more slowly please?　（もう少し、ゆっくりお話して頂けますか？）
 

例文9（電話中の内容確認）

 
相手の言葉をそのまま（できる限り）リピートする　+　 Is this correct?
“We will have a meeting tomorrow at 2 pm at your office. Is this correct?”
（明日、御社にて午後二時にミーティング。という事で、よろしいですか？）
電話での会話中には、沈黙の間を作らないよう注意しましょう。
 
相手が「どうしたんだ？」「きれちゃったのか？」と誤解してしまうことにもなりかねません。
理解が曖昧な場合には、相手の言葉をそのまま（または、できる限り）リピートして、そのすぐ後に”Is this correct?”を言い足し、内容の確認を求めることができます。ビジネスの場でネイティブ同士でもよく使うフレーズです。
Could you say that again? （もう一度、仰っていただけますか？）
という質問もできますが、あまり何度もこう言ってお願いするよりも、上記のフレーズでの確認手段を用いるように心がけると、ネイティブの相手も違和感なく普通に対応してくれるはずです。
 

まとめ

 
ビジネスの電話では、解り易く話す・内容をきちんと理解することが大切です。英語が正しいとしても、どんなにハイレベルな英文法を並べても、伝え方が複雑になっては、相手が理解する際に困難になる場合もあります。極力、シンプルな英語を心がけ、簡潔にまとまった表現で伝えることをオススメします。また、相手の話し（英語）が理解しきれない場合は、きちんと質問しましょう。
 
ただし、何度も繰り返し聞き返すと、ビジネスの場ではやや不信感を与えてしまうかもしれません。聞き取りが難しい場合は、はじめに、ゆっくりと話してもらうよう相手にお願いすることが大切です。こちらは英語ネイティブではないのですから、ほとんどの場合、快く対応してくれるはずです。大きな声でハッキリと発音することを心がけ、基本のフレーズを身につけておくと、仮に問い返しの多い電話になっても、あなたの誠意を伝える手助けになります。ここにある例文は基本的なものばかりです。しっかりとマスターしてビジネス英語での電話をスムーズに行いましょう。
 
 
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