［ビジネス英語］メールで仕事の催促をしたいときの例文

新年度がはじまり早1ヶ月。海外関係の部署に異動になり四苦八苦されている方もいるのでは？ ビジネス英語はそのほとんどが決まり文句。 英会話のなかでは比較的攻略しやすい分野です。 ケース毎の決まり文句を覚えれば、最低限、仕事はまわしていけるはず。 今回は相手からメールの返信がないときの催促の仕方を例にあげてみたいと思います。    

海外からは返信がなくてアタリマエ！？

  海外ビジネスあるあるともいえますが、海外企業からの返信というのはなかなか１回では得られません。 2度3度の催促を経て、ようやく回答がもらえるのが通常です。 理由としては『メールを読んだけど忘れていた。』『読んでいなかった』『大事な用件だとは思わなかった』など。 また、メール受領を通知する文化も根付いていません。 そのことから対応はしてくれているけど、こちらからすればただの音信不通となってしまっているパターンもあります。  

では、海外ではどうしているの？

  海外のビジネスシーンではメールで問い合わせしたあと、重要案件であれば電話でフォローアップを入れるのが通常です。 そのあとも、電話やメールで定期的にフォローアップします。 それだけメールを１回出しただけではスムーズに回答が得られない文化なのです。  

リマインドすればきちんと回答を得られるの？

  はい。ここはとても不思議なのですが、問い合わせ後のフォローアップやリマインドを１度2度入れると、意外とはやく回答が得られたりします。 これはフォローアップがある＝重要案件となり、担当者のなかで優先順位が上がるためだと思います。 問い合わせから3日間も音信不通だったので、電話で問い合わせを入れたところ、その場で回答がもらえたなんてケースもありがち。 日本人からすれば、そんなにきちんと対応できるなら初めからやってほしい・・・。 とついつい思ってしまいますが、それが海外。こちらが慣れるしかありません。  

ではどんなリマインドをするべき？

  理想的なのは電話でのフォローアップなのですが、英語で電話対応できるのならこの記事は読んでいませんよね。 そんなときの頼りはやはりメール。 日本のビジネススタイルに慣れている皆さんは驚かれるかもしれませんが、海外のビジネスメールは非常にシンプルで短いです。 要点を絞って書くようにしましょう。  

例文

  ＜カジュアル編＞   すでに何回もやりとりがある相手、かつVIPでない相手にはシンプルに進捗を聞く程度で大丈夫でしょう。   例： Sub: Fw Inquiry about XXX   Hi Mark, Any update on this ? Regards, Taro ==　Forwarded massage　 ===   （訳： 件名：Fw　XXXに関して問い合わせ 本文：マークこんにちは。 この件なにか進展あるかな？ よろしく。太郎より。 ＝＝最初のメール転送＝＝）   ポイントは、最初に送ったメールを「転送」するということです。添付ではいけません。開いてもらえませんから。   ＜丁寧編＞   相手が役付きであったり、あまりやりとりしたことがない場合は少し丁寧に聞きましょう。   例 Sub: Remind Inquiry about AAA.   Hello Mark, Hope you are well. This is an e-mail to follow up my inquiry sent on DD/MM regarding XXX. It would be appreciated if you could look into it anytime soon. Kind Regards, Taro Yamada YYY department ZZZ Company === Forwarded massage ===   訳 件名：リマインドメール　AAAに関して問い合わせ   本文： マークこんにちは。 お元気にされていることと思います。 XXXに関してMM月DD日に送付させて頂いた問い合わせメールの進捗確認でメールさせて頂いております。 なるべく早く目を通して頂けると助かります。 よろしくお願いします。   ZZZ会社 YYY部 山田太郎 ＝＝最初のメール転送　＝＝  

裏技

  至急対応して欲しい！という場合。件名の一番最初に「Urgent」とつけてください。 「緊急」の意味の単語なのですが、これをつけていると比較的1度目のメールから対応してくれる場合もあります。 ただ、乱用すると信用に関わるので、本当に緊急の場合だけにしてくださいね。 その場合は「いつまでに」というのも件名に含めると対応の優先順位を上げてもらえます。 またなぜ「Urgent」なのかの理由もきちんと述べるようにしましょう。   例： Sub: Urgent Need reply by noon   Hi Mark, It would be highly helpful if you could come back to me on the below inquiry by noon as our project schedule has been changed. Thanks a lot. Regards, Taro == Forwarded massage ==   訳： 件名：至急案件　本日正午までに回答求む   本文 マークこんにちは。 わたしたちのプロジェクトのスケジュールが変更になってしまいました。 ついては、正午までに下記問い合わせの回答があるととても助かります。 どうぞよろしく。 太郎 ＝＝最初のメール転送＝＝  

まとめ

  以上のように、海外とのやりとりは英語という壁とビジネスカルチャーの違いも相まって、日本国内のようにはいかないことが多いです。もちろん英語力も大事なのですが、英語が完璧でも、やり方が日本流だとうまくいかないことがほとんど。海外ビジネスのやり方に上手くあわせて、スムーズに仕事ができるようにしましょう！   英語を学びたい人は、英会話が学べるシェアハウスがお勧めです。 ・武蔵野台のシェアハウス ・平和島のシェアハウス ・福岡のシェアハウス