ビジネスメールで感謝の気持ちやお礼を伝える場合、相手の貢献度に対するバランスを取るようにしましょう。
ちょっとしたことなのに大げさな表現をすると相手がびっくりしてしまいますし、そうかと言ってシンプル過ぎるとせっかくの感謝の気持ちが伝わらないものです。
 
具体的にどんな点が助かったのかを示したり、どうして嬉しかったのかの理由を述べたりすることで相手に対するフィードバックになり「また助けてあげよう。」という気持ちにもなってくれる効果もあります。
相手との関係によって場合分けをして、いくつかの場面の例を見てゆきましょう。
 

 

フランクにメールできる相手に

 
同僚などにあいさつ代わりにお礼を述べてから本題に入りたい場合は、シンプルかつ「共感」を呼ぶ表現が仲間意識を高めてくれます。
 
We could successfully finish our presentation to … on xx, couldn’t we? You contributed in touching them to prepare the statistic data.
 
ｘｘ日の …（顧客）でのプレゼンは成功でしたね。 あなたが準備してくれた統計データが彼らの心を動かすのに役立ちました。
 
It was great help that you contacted the forwarder and accelerated the freight in USA even in your overtime. I owe the on time delivery to our customer to you.
 
先週は残業時間中にもかかわらずアメリカの輸送業者に貨物の催促をしてくれて助かりました。 おかげ様で顧客の納期に間に合わせることができました。
 

協力先企業の人に

 
当方が顧客の場合、日本人はどうしても目線の高いところからの表現になりがちですが、特に欧米では協力先にも対等の立場で接するのがビジネスパーソンとしての基本です。 ただしビジネス上の契約以上にサービスや親切の提供を受けたとの印象を与える表現は使わない方が無難です。 お互いのメリットのために役立ったことにお礼を述べるようにするとよいでしょう。
 
Thank you to invite me to the wonderful dinner last month. I enjoyed the local foods, and moreover it was beneficial that we shared a view of our business in future.
 
先月は素晴らしい夕食にご招待いただき、ありがとうございました。 そちらの地域料理を楽しみながら、両社の今後のビジネス展望を共有できたことは有意義でした。
 
I appreciate your flexible adjustment of the delivery schedule even our order changed suddenly. Your corporation really supported our business.
 
この度は当方の急な注文変更にも関わらず、対応していただきありがとうございました。ご協力によりお得意様に満足していただくことができました。
 

顧客企業の人に

 
顧客に感謝の気持ちを効果的に伝えるためにはなるべく早い時期にメールを送りましょう。 お世話になった当日のうちにお礼のメールが入っていたらうれしく思うものです。 また今後のビジネスにつながる一言も添えておくと、次回のコンタクトがしやすくなります。
 
Thank you for your time to hear the introduction of our brand-new service today. Since I could see the situation at your facility and key expectations for our service, I will follow up with my new proposal by the end of next week.
 
本日はお忙しい中、弊社の新サービスを紹介させていただきいただきありがとうございました。 御社設備の状況と当社サービスへの期待が明確にできましたので、来週中にも新たなご提案が出来ると思います。
 
Thank you very much for your visit to our booth in ABC exhibition. It was appreciated that we could clarify your application requirement for our product# xxx. I will prepare samples and would like to come to your office for further discussion in near future.
 
ABC展示会の当社のブースへ足を運んでいただきましてありがとうございました。 ご興味を持っていただきました製品、xxxについて御社での使用上のポイントが明確にできて助かりました。 早速サンプルを準備し近いうちにご説明にうかがいたく存じます。
 

まとめ

 
言語にかかわらず、お礼のメールは感謝の気持ちが伝わることが第一に大切です。 受信する側のお相手もビジネスパーソンであれば、言葉の巧みさよりも「何を伝えたいか」の意図や本題の内容を重視するものです。 あまり深く考えずに、気持ちを素直に伝えるように心がけましょう。

 
 
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